Í lögum um aðbúnað, hollustuhætti og öryggi á vinnustöðum nr. 46/1980 er m.a. leitast við að tryggja öruggt og heilsusamlegt starfsumhverfi, sem sé alla jafna til samræmis við félagslega og tæknilega þróun í þjóðfélaginu, ásamt því að tryggja skilyrði fyrir því að á vinnustaðnum sé hægt að leysa öryggis- og heilbrigðisvandamál, til samræmis við lög og gildandi reglur, ráðleggingar aðila vinnumarkaðarins og ráðleggingar og fyrirmæli Vinnueftirlitsins. Í reglugerð nr. 1009/2015 um aðgerðir gegn einelti, kynferðislegri áreitni, kynbundinni áreitni og ofbeldi (EKKO) á vinnustöðum er m.a. fjallað um almennar skyldur atvinnurekenda, m.a. skylduna til að setja viðbragðsáætlun við EKKO, og almennar skyldur starfsmanna. Þar er einnig fjallað um málsmeðferðarreglur formlegrar málsmeðferðar vegna EKKO.

En hvað er EKKO? 

Einelti: Síendurtekin hegðun, sem almennt er til þess fallin að valda vanlíðan hjá þeim sem fyrir henni verður svo sem að gera lítið úr, móðga, særa eða ógna viðkomandi eða valda honum ótta. Ágreiningur vegna ólíkra hagsmuna og almennur skoðanaágreiningur fellur ekki hér undir.

Kynbundin áreitni: Hegðun sem tengist kyni þess sem fyrir henni verður, í óþökk viðkomandi og hefur þann tilgang eða þau áhrif að misbjóða virðingu viðkomandi og skapa aðstæður sem eru fjandsamlegar, ógnandi, niðurlægjandi, auðmýkjandi og/eða móðgandi fyrir viðkomandi.

Kynferðisleg áreitni: Hvers kyns kynferðisleg hegðun sem hefur þann tilgang eða þau áhrif að misbjóða virðingu viðkomandi, einkum þegar hegðunin leiðir til ógnandi, fjandsamlegra, niðurlægjandi, auðmýkjandi eða móðgandi aðstæðna. Hegðunin getur verið orðbundin, táknræn og/eða líkamleg.

Ofbeldi: Hvers kyns hegðun sem leiðir til, eða gæti leitt til, líkamlegs eða sálræns skaða eða þjáninga þess sem fyrir henni verður, einnig hótun um slíkt, þvingun eða handahófskennda sviptingu frelsis.

Í skriflegri áætlun um öryggi og heilbrigði á vinnustað, skal atvinnurekandi m.a. greina áhættuþætti EKKO á vinnustaðnum. Slíkt áhættumat skal byggja á öllum tiltækum upplýsingum þar sem m.a. er tekið tillit til félagslegra og andlegra þátta í tengslum við vinnuaðstæður á vinnustaðnum, svo sem fjölda starfsmanna, aldurs starfsmanna, kynjahlutfalls, ólíks menningarlegs bakgrunns, hugsanlegra örðugleika meðal starfsmanna í tengslum við talað og/eða ritað mál, skipulags vinnutíma, vinnuálags, eðlis starfs/starfa á vinnustaðnum, hvar/hvernig vinnan fer fram.

Þá skal atvinnurekandi einnig gera áætlun um forvarnir þar sem m.a. kemur fram til hvaða aðgerða skuli grípa í því skyni að koma í veg fyrir EKKO á vinnustaðnum. Í viðbragðsáætluninni skal m.a. koma fram hvernig vinnuaðstæðum á vinnustað skuli háttað þannig að dregið sé úr hættu á að aðstæður skapist sem líkur eru á að leitt geti til EKKO á vinnustaðnum, hvert starfsmenn geti komið á framfæri kvörtun eða ábendingu um EKKO á vinnustaðnum og til hvaða aðgerða skuli grípa í kjölfar máls vegna EKKO í því skyni að koma í veg fyrir að slík háttsemi endurtaki sig á vinnustaðnum.

Atvinnurekandi skal einnig gera grein fyrir þeim aðgerðum sem grípa skal til komi fram kvörtun, ábending eða rökstuddur grunur um að EKKO eigi sér stað eða hafi átt sér stað á vinnustaðnum eða ef atvinnurekandi hefur sjálfur orðið var við slíka hegðun. Framangreint á einnig við verði atvinnurekandi var við aðstæður á vinnustaðnum sem líkur eru á að geti leitt til EKKO verði ekki gripið til aðgerða.

Í því sambandi skal atvinnurekandi meðal annars taka mið af öllum tiltækum upplýsingum, þar með talið niðurstöðum úr áhættumati, sem og skyldum atvinnurekanda. Meðal annars skal koma fram:

1. með hvaða hætti meta skuli aðstæður í því skyni að greina hvort einelti, kynferðisleg áreitni, kynbundin áreitni eða ofbeldi eigi sér stað eða hafi átt sér stað á vinnustaðnum,
2. til hvaða aðgerða skuli gripið hvort sem mat á aðstæðum leiðir í ljós rökstuddan grun um að einelti, kynferðisleg áreitni, kynbundin áreitni eða ofbeldi eigi sér stað eða hafi átt sér stað á vinnustaðnum eða ekki,
3. til hvaða aðgerða skuli gripið lúti kvörtun eða ábending um einelti, kynferðislega áreitni, kynbundna áreitni eða ofbeldi að samskiptum starfsmanns eða starfsmanna við einstakling eða einstaklinga sem ekki teljast til starfsmanna vinnustaðarins en samskiptin eiga sér stað í tengslum við þá starfsemi sem fram fer á vinnustaðnum,
4. hvernig vinnuaðstæðum á vinnustað skuli háttað meðan á meðferð máls stendur,
5. hvernig haga skuli upplýsingagjöf innan vinnustaðarins meðan á meðferð máls stendur, þ.m.t. til hlutaðeigandi starfsmanna og vinnuverndarfulltrúa vinnustaðarins,
6. hvernig atvinnurekandi upplýsi innan vinnustaðarins, þ.m.t. til hlutaðeigandi starfsmanna og vinnuverndarfulltrúa vinnustaðarins, um að hann líti svo á að máli sé lokið af hans hálfu,
7. hvernig fara skuli með upplýsingar og gögn sem tengjast meðferð máls, meðal annars að teknu tilliti til laga um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga og
8. hvernig meta skuli annars vegar árangur þeirra aðgerða sem gripið hefur verið til og hins vegar hvort þörf sé á almennum aðgerðum á vinnustað í kjölfar máls.

Hvað á atvinnurekandi/stjórnandi að gera þegar hann fær tilkynningu um að EKKO eigi sér stað eða hafi átt sér stað á vinnustaðnum? 

Kanna hvort sú háttsemi sem tilkynning/ábending snýr að varðandi EKKO hafi átt sér stað á vinnustaðnum. Ef svo er, bregðast við skv. neðangreindu:

Bregðast skal við eins fljótt og mögulegt er um leið og kvörtun eða ábending berst um EKKO á vinnustaðnum, eins ef hann hefur sjálfur orðið var við slíka háttsemi. Meta skal aðstæður í samráði við vinnuverndarfulltrúa vinnustaðarins (öryggisvörð, öryggistrúnaðarmann, öryggisnefnd) eftir því sem við á og eftir atvikum utanaðkomandi aðila. Í því felst að meta hverju sinni hvort næg þekking sé til staðar á vinnustaðnum til þess að sinna málsmeðferð eður ei, hvort líkur séu á vanhæfi og þá þarf einnig að hafa í huga traust málsaðila til ferlisins. Atvinnurekandi skal tryggja að við mat á framangreindum aðstæðum sé hlutaðeigandi starfsmönnum gefinn kostur á að koma sínum sjónarmiðum á framfæri og að alla jafna sé aðeins rætt við einn aðila málsins í senn. Hér skal sérstaklega haft í huga að kvartandi hefur forræði á málinu en af því leiðir að mikilvægt er að útskýra skilmerkilega fyrir kvartanda hvaða úrræði eru í boði skv. viðbragðsáætlun vinnustaðarins og þýðingu þeirra úrræða.

Leiði framangreint mat á aðstæðum í ljós rökstuddan grun um að EKKO eigi sér stað eða hafi átt sér stað á vinnustaðnum skal atvinnurekandi grípa til aðgerða til samræmis við skriflega áætlun um öryggi og heilbrigði á vinnustað í því skyni að stöðva háttsemina, sé hún enn til staðar, sem og í því skyni að koma í veg fyrir að hegðunin endurtaki sig á vinnustaðnum.

Leiði framangreint mat á aðstæðum í ljós að EKKO eigi sér ekki stað eða hafi ekki átt sér stað á vinnustaðnum, skal atvinnurekandi samt sem áður grípa til aðgerða til samræmis við skriflega áætlun um öryggi og heilbrigði á vinnustað, í því skyni að uppræta þær aðstæður sem kvartað hafði verið yfir eða tilkynnt um, séu þær enn til staðar sem og í því skyni að koma í veg fyrir að aðstæðurnar komi aftur upp á vinnustaðnum, svo þær geti ekki leitt til EKKO á vinnustaðnum.

Atvinnurekandi skal skrá niður allt sem tengist meðferð máls og halda hlutaðeigandi starfsmönnum sem og vinnuverndarfulltrúa vinnustaðarins upplýstum meðan á meðferðinni stendur, meðal annars með því að veita þeim aðgang að öllum upplýsingum og gögnum í málinu, að teknu tilliti til laga um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga. Af þessu leiðir að nafnlausar kvartanir eru útilokaðar og fullkominn trúnaður við kvartanda þ.a.l. ekki í boði en í því felst að málið er ekki opinbert eða aðgengilegt öðrum en þeim sem tengjast því.

Þegar atvinnurekandi lítur svo á að máli sé lokið af hans hálfu skal hann upplýsa hlutaðeigandi starfsmenn sem og vinnuverndarfulltrúa vinnustaðarins um það. Óski hlutaðeigandi starfsmenn eftir að fá skriflega staðfestingu á að málinu sé lokið af hálfu atvinnurekanda skal atvinnurekandi verða við þeirri beiðni enda berist honum slík beiðni innan sex mánaða frá því að hann upplýsti um málslok af sinni hálfu.

Hér að ofan er í raun aðeins fjallað um þær lágmarkskröfur sem gerðar eru til atvinnurekenda skv. EKKO reglugerðinni. Við mælum heilshugar með því að allir atvinnurekendur leiti aðstoðar við gerð áætlunar um öryggi og heilbrigði á vinnustað, sé hún ekki þegar til staðar. Þá mælum við með því að til okkar verði leitað varðandi ráðgjöf vegna uppfærslu á framangreindri áætlun og eftir atvikum ef áhugi er fyrir því að fá fyrirlestur um vinnuvernd á vinnustaðnum. Öflugt vinnuverndarstarf er gríðarlega mikilvægt í öllum fyrirtækjarekstri í dag og dregur umtalsvert úr orðsporsáhættu vegna atvika sem upp kunna að koma.